我相信大部分的倉儲企業(yè)對庫存管理都有一套非常完善非常專業(yè)的機(jī)制，沒有專業(yè)的倉庫管理經(jīng)驗(yàn)，無意在各位倉庫管理專家面前班門弄斧。但電商與倉庫的庫存管理，應(yīng)該站在“聯(lián)動”的角度看，確保過程和結(jié)果都是準(zhǔn)確的。重點(diǎn)分享下電商和第三方倉儲如何聯(lián)動管好庫存。
一、源頭準(zhǔn)：
規(guī)范供應(yīng)商入倉，從源頭上確保庫存準(zhǔn)確：
和傳統(tǒng)企業(yè)一樣，很多有點(diǎn)規(guī)模的電商企業(yè)的貨源可能來自多個供貨商，這些供貨商的管理水平可能參差不齊。能否規(guī)范入倉要看商家對供應(yīng)商的約束能力和倉庫對入倉異常的及時反饋。有些中小型電商企業(yè)對供應(yīng)商(工廠)的把控能力太弱。加上“唯快不破”，訂貨周期縮短，銷售周期又存在巨大的不確定性，導(dǎo)致工廠備貨的時間非常短。入倉時產(chǎn)生異常也就見怪不怪了。這些常見的異常是：
供應(yīng)商發(fā)貨延遲，導(dǎo)致倉庫來不及收貨，影響電商店鋪的銷售計劃。尤其是在大促時期，如果供貨商沒及時發(fā)貨會對倉庫收貨和發(fā)貨產(chǎn)生重大影響，會嚴(yán)重影響電商平臺對店鋪的評分和消費(fèi)者體驗(yàn)。
(1)貨品包裝不規(guī)范。有些品牌商對供貨商的管理是非常完善的，供貨商會嚴(yán)格按照指定的包裝入倉，嘜頭、包裝規(guī)范。但很多中小型電商未必能對供應(yīng)商有這么強(qiáng)的把控能力。嘜頭貼錯、包裝不統(tǒng)一。有些甚至直接拿個大編織袋來裝貨，給倉庫收貨清點(diǎn)造成了很大困難。
(2)條碼錯誤：個別工廠未按照倉庫和商家要求打條碼，或者張貼了錯誤的條碼。這種現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在服裝行業(yè)。貼碼和水洗標(biāo)、箱外的嘜頭不一致，會導(dǎo)致倉庫清點(diǎn)錯誤。如果倉庫在入倉環(huán)節(jié)未及時發(fā)現(xiàn)，后面的發(fā)貨環(huán)節(jié)發(fā)錯貨就不可避免了。
(3)分批到倉。一般情況下，一個入庫單對應(yīng)一次入庫行為，有些供貨商因?yàn)闇?zhǔn)備不足或者其他問題會采用分批到貨的方式入倉。對一些需要進(jìn)行批次管理的商品來說，分批到倉會導(dǎo)致倉庫對批次的混淆。也會影響到銷售端對不同產(chǎn)品的批次定價和倉庫端對滯倉費(fèi)的計算。
(4)數(shù)量差異。供貨商未按照商家指定的數(shù)量入倉，倉庫在入倉環(huán)節(jié)要反復(fù)和商家、供貨商兩邊確認(rèn)，影響入倉作業(yè)
(5)貨品混裝：不同SKU的商品混裝在一個大包裝內(nèi)或者一箱內(nèi)(例如混裝鞋，數(shù)碼產(chǎn)品，辦公用品等)，導(dǎo)致倉庫收貨混亂，清點(diǎn)時間加長，收錯貨的風(fēng)險也增高。
(6)質(zhì)檢QC問題，有些商品需要根據(jù)電商平臺進(jìn)行倉內(nèi)QC，需要倉內(nèi)配合。如果商家未協(xié)調(diào)好QC和倉庫的作業(yè)時間，會導(dǎo)致QC延遲和收貨延遲。
上述問題，總結(jié)一起就是商家缺乏對供貨商的管控。由此帶來倉庫入倉清點(diǎn)難度加大，出錯比例增高、收貨延遲，后續(xù)的發(fā)貨延遲和發(fā)錯貨的風(fēng)險也增高。要解決上述問題，一方面要需要倉庫忠實(shí)的記錄和反饋入倉過程中的各種異常，及時的反饋給商家。商家要在和供貨商的協(xié)議中明確這些問題點(diǎn)，對這些點(diǎn)進(jìn)行量化和追責(zé)，讓供貨商一起來承擔(dān)由此帶來的損失。逐漸的讓供貨商提升入倉能力，規(guī)范入倉。
二、過程準(zhǔn)：
確保倉庫后臺庫存變動和前臺能實(shí)時同步，確保不超賣，保證過程準(zhǔn)主要靠兩點(diǎn)：一個是倉內(nèi)的管理，另一個是倉庫WMS系統(tǒng)和店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺的商家后臺的庫存同步機(jī)制。
(一)倉內(nèi)管理：
1、關(guān)于庫存變動：商品入倉后，因各種原因會導(dǎo)致庫存變動，倉庫要忠實(shí)且及時的把這種變動記錄下來，并通過系統(tǒng)接口同步給店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺的商家后臺。主要有以下幾種場景：
(1)正次品轉(zhuǎn)換：入倉的時候是正品的可發(fā)貨庫存，實(shí)際揀貨的時候發(fā)現(xiàn)是次品，不可發(fā)貨。這種情況下倉庫需要扣減一個正品庫存，增加一個次品庫存。
(2)倉庫丟貨：倉庫盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)貨物短少，需要扣減庫存。
(3)倉庫多發(fā)貨、少發(fā)貨、發(fā)錯貨：倉庫發(fā)錯貨，需要對庫存進(jìn)行調(diào)整。
(4)倉庫盤點(diǎn)錯誤：上次盤點(diǎn)錯誤，在本次盤點(diǎn)中糾正，需要對庫存進(jìn)行調(diào)整。
(5)錯碼調(diào)整：入倉時未發(fā)現(xiàn)編碼錯誤，在庫內(nèi)管理或者發(fā)貨環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整。
(6)退件入倉或者截單成功：前臺訂單取消已經(jīng)發(fā)貨的訂單，倉庫需要截單，如果快遞截單成功或者被買家拒收退回倉庫，倉庫需要對庫存進(jìn)行調(diào)整。
上述庫存調(diào)整場景，有些是需要商家承擔(dān)責(zé)任的，比如正次品轉(zhuǎn)換，有些是需要倉庫承擔(dān)責(zé)任的，比如丟貨、發(fā)錯貨。不管是誰的責(zé)任，倉庫都要忠實(shí)記錄，及時反饋，時刻保持前后臺庫存數(shù)據(jù)一致。
2、關(guān)于倉內(nèi)盤點(diǎn)：作為倉內(nèi)的日常作業(yè)行為，每個倉庫都會有各種盤點(diǎn)規(guī)則，如月度的、季度的大盤點(diǎn)、循環(huán)盤點(diǎn)、動碰盤點(diǎn)等等。但我們在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，倉內(nèi)的盤點(diǎn)規(guī)則未必就是適合電商行業(yè)應(yīng)用的。主要以下幾個盤點(diǎn)原則：
(1)月初庫存低于20個的商品全量盤點(diǎn)：庫存低于20個的時候，我們認(rèn)為就有超賣的風(fēng)險。請倉庫在月初對低于20個的SKU進(jìn)行全盤，盤點(diǎn)結(jié)果反饋給商家ERP系統(tǒng)和店鋪后臺。如果有差異的話，店鋪后臺自動更新上架數(shù)量。
(2)當(dāng)天庫存低于20個的商品當(dāng)天盤點(diǎn)：同上，確保當(dāng)天低于20個的商品不產(chǎn)生超賣。
(3)庫存有差異實(shí)時盤點(diǎn)：利用系統(tǒng)功能，每天自動比對店鋪上架數(shù)量、ERP庫存數(shù)量和倉庫庫存數(shù)量，對有差異的數(shù)據(jù)自動生成盤點(diǎn)請求，請倉庫納入到自己的盤點(diǎn)計劃中去，并把盤點(diǎn)結(jié)果同步給ERP和商家的店鋪后臺。
(4)活動后盤點(diǎn)：電商企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)不同的一點(diǎn)，如果有大流量灌入或者預(yù)計的大型促銷活動，會在短時間內(nèi)產(chǎn)生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個或者幾十個SKU。當(dāng)活動過后，需要倉庫倉庫對這些SKU進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證庫存的準(zhǔn)確。
(5)退倉前盤點(diǎn)：為了確保退倉時的數(shù)量是準(zhǔn)確的，有必要在退倉前對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，以便按照正確的數(shù)量退倉。
(二)發(fā)貨管理：
確保發(fā)貨過程中不錯發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)。倉內(nèi)一般都有非常規(guī)范的流程，在幾個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控好就好了：
(1)揀貨/復(fù)核環(huán)節(jié)：確保揀貨及復(fù)核SKU和數(shù)量和訂單一致。
(2)包裝環(huán)節(jié)：包裝臺最好兩道符合環(huán)節(jié)，一道系統(tǒng)(把槍掃描)，一道人工。
(3)交付快遞環(huán)節(jié)：特別關(guān)注退款訂單和訂單內(nèi)容有修改的訂單。
(三)結(jié)果準(zhǔn)：
所謂結(jié)果準(zhǔn)，指的是在退倉和結(jié)算的時候，能夠有非常清晰的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，即使有庫存差異，也能找到具體的原因，能夠?qū)ω?zé)任方進(jìn)行追責(zé)，確保商家和倉庫、供應(yīng)商在退倉和結(jié)算環(huán)節(jié)沒有糾紛。
剛剛接手新倉庫時，一直為出庫環(huán)節(jié)頭疼：商家說倉庫丟貨了，倉庫說是商家入倉的時候少裝了。商家說你不給我賠我就不退倉，倉庫說你不退倉我就收你滯倉費(fèi)………!一筆糊涂賬!一般總結(jié)出來退倉5大原則：
1、退倉前商品下架原則：退倉前商家要將商品從店鋪下架，以免退倉單生成后店鋪還有訂單流入，對倉庫的退倉工作造成干擾。這個最好通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，人工干預(yù)會有遺漏的可能。
2、退倉前盤點(diǎn)原則：退倉前倉庫必須對要退倉的商品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果及時通報給商家，并在系統(tǒng)中進(jìn)行同步更新。這樣做兩個好處：一個是商家可以盡快確認(rèn)是否對退倉數(shù)量有疑問，另外一個是系統(tǒng)中同步更新后，可以按照盤點(diǎn)的結(jié)果生成準(zhǔn)確的退倉單。
3、庫存差異數(shù)據(jù)當(dāng)場追償原則：如果庫存有差異，當(dāng)場追責(zé)。追責(zé)的依據(jù)就是倉庫WMS和店鋪ERP兩邊的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。所有的庫存變動必須基于單據(jù)，入庫單、發(fā)貨訂單、庫內(nèi)調(diào)整單、退倉單。這樣在庫存產(chǎn)生差異時，能夠直接找到對應(yīng)的單據(jù)：是倉庫沒上傳發(fā)貨數(shù)據(jù)還是倉內(nèi)庫存丟失一目了然。所有的單據(jù)尤其是庫存調(diào)整單必須有明確的調(diào)整原因。這樣在退倉和結(jié)算時可以立即確認(rèn)誰來承擔(dān)責(zé)任。
4、追責(zé)和退倉兩條線原則：有了上面的盤點(diǎn)原則和追償原則，商家和倉庫不能再以任何借口不退倉，追責(zé)和退倉兩條線分開走。這樣不會因?qū)ν藗}數(shù)量有爭議而延遲退倉，也就解決了上文中提到的各種糾紛。
5、交接原則：這個主要是為了避免雙方對已經(jīng)交接的退倉數(shù)量有爭議。實(shí)際操作過程中，以交接為界，雙方對退倉數(shù)據(jù)進(jìn)行簽字確認(rèn)，事后不得反悔。該原則在具體執(zhí)行的時候，有些商家是采用第三方物流送貨和退倉，第三方物流對交接數(shù)據(jù)可能不太負(fù)責(zé)。這點(diǎn)還有待商榷。
(四)系統(tǒng)功能：
上述文字主要總結(jié)了庫存管理過程中商家、倉庫、供應(yīng)商具體操作層面的內(nèi)容。除了這些，系統(tǒng)功能要能夠跟得上去。所在公司的系統(tǒng)和倉庫經(jīng)過一段時間的努力，通過以下功能確保庫存管理的準(zhǔn)確。
1、ERP系統(tǒng)要有完善的鋪貨功能：很多大商家都是多平臺、多店鋪、多渠道銷售。不同的渠道對上架數(shù)量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫存和付款減庫存。為了不產(chǎn)生超賣，ERP系統(tǒng)需要由完善的鋪貨系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道共享庫存和按渠道鎖定庫存。
2、庫存調(diào)整實(shí)時同步：倉內(nèi)庫存調(diào)整時，能實(shí)時同步給店鋪ERP系統(tǒng)，從而觸發(fā)電商后臺的上架數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。這個調(diào)整都是有具體的調(diào)整原因的，以便在后續(xù)對相關(guān)方追責(zé)。
3、每日定時生成庫存比對報告：店鋪ERP系統(tǒng)和倉庫WMS系統(tǒng)每日凌晨2點(diǎn)在庫存作業(yè)停止時進(jìn)行自動的庫存比對，把兩邊的庫存比對差異生成報告，提交給雙方。倉庫會根據(jù)差異報告主動查找差異原因，確認(rèn)需要調(diào)整庫存的，就對庫存進(jìn)行調(diào)整，然后同步給前臺。
4、進(jìn)銷存功能：這個是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能，但怎樣能更方便的讓倉庫和商家發(fā)現(xiàn)庫存差異的原因，是需要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理們努力的。公司把該功能做成工具，讓商家和倉庫在很多場景下能夠快速調(diào)用該功能，快速定位庫存差異原因。
5、庫存盤點(diǎn)打通：倉庫的盤點(diǎn)規(guī)則和商家所希望的盤點(diǎn)規(guī)則是不一樣的，通過庫存盤點(diǎn)打通，ERP自動把商家希望盤點(diǎn)的SKU發(fā)送給WMS，WMS在盤點(diǎn)后反饋數(shù)據(jù)給ERP。
6、零庫存同步機(jī)制：盡管上面做了那么多運(yùn)營和系統(tǒng)上的工作，為了絕對避免超賣，我們還需要個“保險”。這個“保險”就是0庫存同步：當(dāng)庫存可揀貨數(shù)量為0時，實(shí)時同步給ERP，ERP強(qiáng)制觸發(fā)商家店鋪后臺下架。
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